У 2026 році контроль робочого часу залишається одним із найбільш перевірюваних трудових зобов'язань в Іспанії. Відтоді як Королівський декрет-закон 8/2019 запровадив щоденний облік робочого часу, Інспекція праці посилила свою діяльність, а кількість санкцій за порушення продовжує зростати. Проте нормативна база не стоїть на місці: Іспанське агентство із захисту даних обмежило використання біометрії, Стратегічний план ITSS 2025–2027 передбачає застосування штучного інтелекту для перехресної перевірки даних, а в розробці перебуває проект регламенту, який вимагатиме ведення цифрових записів із повною простежуваністю. Ця стаття послідовно розбирає чинні норми без жодних припущень.
Основа: RDL 8/2019 і стаття 34.9 Статуту працівників
Королівський декрет-закон 8/2019 від 8 березня (BOE № 61, 12 березня 2019 року) вніс статтю 34.9 до Статуту працівників (Estatuto de los Trabajadores). Його приписи однозначні: «Компанія зобов'язана забезпечувати щоденний запис робочого часу, який має включати конкретний час початку та закінчення робочого дня кожного працівника, без шкоди для гнучкого режиму роботи, встановленого цією статтею». Записи мають зберігатися чотири роки та бути доступними для Інспекції праці, працівників та їхніх законних представників. Винятків за розміром компанії, галузевою належністю або видом праці не передбачено.
Що саме вимагає законодавство
Нормативні акти не визначають конкретного формату: папір, Excel або цифрова система — всі варіанти допустимі за умови повноти та збереження записів. Проте закон суворо вимагає, щоб дані фіксувалися в момент їх виникнення, а не відновлювалися заднім числом, і залишалися доступними. Технічний критерій ITSS № 101/2019, опублікований 10 червня 2019 року, уточнює порядок дій інспекції: вона перевірятиме відповідність записів фактичній діяльності компанії, зіставлятиме їх із відомостями про заробітну плату та відрахуваннями до системи соціального страхування, а також вимагатиме, щоб будь-яка зміна запису була задокументована з ланцюжком аудиту (хто, що, коли і чому змінив). Система без журналу аудиту не витримає перевірки.
Що готується: проект регламенту цифрової реєстрації
З осені 2025 року в активній розробці перебуває проект Королівської постанови, яка після набрання чинності підвищить вимоги. Найбільш значущі положення: записи мають бути цифровими та незмінними, з повною простежуваністю будь-яких змін; вони мають бути доступні дистанційно та негайно на запит Інспекції; система повинна вміти генерувати вивантаження у зрозумілому форматі. Станом на дату публікації цієї статті текст документа ще не має остаточної дати публікації в BOE. Emplyx вже сьогодні відповідає всім цим вимогам: його записи є незмінними з повним журналом аудиту, доступ для інспекції можна активувати за секунди, а вивантаження генеруються автоматично. Якщо постанова буде прийнята завтра, клієнтам Emplyx не доведеться нічого змінювати.
Біометрія: що дозволяє і що забороняє AEPD
Іспанське агентство із захисту даних опублікувало в листопаді 2023 року «Керівництво з процедур контролю присутності із застосуванням біометричних систем». Посил однозначний: відбитки пальців і розпізнавання облич належать до даних особливої категорії відповідно до RGPD, що вимагає посиленої правової підстави та попередньої оцінки впливу на захист даних (DPIA). Для переважної більшості компаній застосування біометрії для реєстрації приходу та відходу не проходить перевірку на необхідність і пропорційність: існують менш інвазивні альтернативи (мобільний застосунок, QR, NFC), які рівною мірою виконують зобов'язання, не обробляючи дані високого ризику. Використання біометрії без належної правової підстави наражає компанію на санкції як з боку ITSS, так і AEPD.
Дистанційна робота: реєстрація застосовується і на відстані
Закон 10/2021 від 9 липня про дистанційну роботу (BOE 10 липня 2021 року) не звільняє від обліку робочого часу. Навпаки, стаття 14 цього закону встановлює, що система реєстрації робочого часу має достовірно відображати відпрацьований час, навіть при роботі з дому, без шкоди для погодженого гнучкого режиму роботи. Компанія залишається відповідальною за те, щоб запис існував, був доступний та відповідав вимогам Статуту працівників. Мобільні застосунки з дистанційною відміткою, верифікацією пристрою або опціональною геолокацією є найпоширенішими рішеннями для цього сценарію.
Право на цифрове відключення
Стаття 88 Органічного закону 3/2018 (LOPDGDD) визнає право працівників на цифрове відключення поза робочим часом із метою гарантування дотримання права на відпочинок, відпустку та вихідні. Компанія зобов'язана розробити внутрішню політику, яка визначає порядок реалізації цього права. Хоча воно безпосередньо не пов'язане з обліком робочого часу, обидва аспекти є двома сторонами однієї медалі: хороша система обліку часу робить робочий час видимим і тим самим показує, чи дотримується право на відключення. Інспектори беруть це до уваги.
Представники працівників і доступ до записів
Стаття 64 Статуту працівників гарантує виробничій раді право на отримання інформації про умови праці, що включає контроль робочого часу та понаднормові години. Застосовний колективний договір може уточнювати periodичність і формат. На практиці компанії з виробничою радою повинні мати можливість генерувати звіти про робочий час у розрізі працівника або групи для оперативної відповіді на такі запити. Цифрова система справляється з цим за секунди; файл Excel може обернутися днями роботи.
Інспекція теж використовує алгоритми: Стратегічний план ITSS 2025–2027
Стратегічний план Інспекції праці та соціального забезпечення на 2025–2027 роки (опублікований у BOE у вересні 2025 року) прямо передбачає використання інструментів аналізу даних і штучного інтелекту для виявлення трудового шахрайства. Інспекція зіставляє записи робочого часу з даними про відрахування до системи соціального страхування, активністю на цифрових платформах і податковими деклараціями. Компанія з суперечливими записами — наприклад, що декларує працівників на умовах часткової зайнятості за очевидної повної зайнятості — може спровокувати автоматичне попередження без того, щоб жоден інспектор з'явився на її території. Узгодженість даних — найкращий захист.
Санкції: ціна недотримання
Закон про порушення та санкції у соціальній сфері (LISOS) кваліфікує відсутність записів робочого часу або їх фальсифікацію як серйозне порушення, що тягне штрафи від 751 до 7 500 євро за максимальним рівнем. Якщо інспекція виявляє систематичне шахрайство — наприклад, регулярно незадекларовані понаднормові — порушення може бути кваліфіковане як особливо серйозне, зі штрафами до 225 018 євро. До цього додаються можливі претензії працівників щодо різниці в заробітній платі та похідні зобов'язання із соціального страхування. Ціна недотримання вимог значно перевищує вартість будь-якого рішення з обліку робочого часу.
Чому цифрова система має принципове значення
Законодавство не вимагає цифрового формату, але практична реальність — так. Паперовий запис не здатен сформувати журнал аудиту. Файл Excel не може довести, що він не був змінений. Жодне ручне рішення не здатне відповісти протягом кількох хвилин на телематичний запит Інспекції. Emplyx розроблений для відповідності не лише чинному законодавству, а й вимогам, які передбачає проект регламенту цифрової реєстрації: незмінні записи, повна простежуваність, миттєво активований дистанційний доступ для Інспекції, багатопристрійна реєстрація часу та дистанційна відмітка для віддалених працівників без необхідності біометрії. Якщо закон зміниться завтра, клієнти Emplyx вже знаходяться по інший бік.