Коротка відповідь: залежить від того, що ви розумієте під «округленням». Якщо система систематично та в односторонньому порядку реєструє 09:03 як 09:00, це порушує зобов'язання щодо точного обліку, яке передбачено статтею 34.9 Статуту працівників. Наявність «ввічливого допуску», узгодженого в колективному договорі та симетрично застосованого, — це інша справа. Межа між одним і іншим не є очевидною, і саме тому ми пишемо цю замітку.
Що говорить закон про точний облік робочого часу
Стаття 34.9 Статуту працівників, реформована Королівським декретом-законом 8/2019, зобов'язує компанії гарантувати щоденний облік робочого часу, який включає конкретний час початку та закінчення роботи. Ключове слово — «конкретний». Не «приблизний», не «звичайний», не «узгоджений». Час, коли кожен працівник приходить і йде, день за днем.
Новий Королівський декрет про цифровий облік робочого часу, публікація якого в BOE очікується у 2026 році, посилює цю вимогу, додаючи умову, що записи мають бути незмінними та мати можливість відстеження: якщо хтось змінює запис про прихід, має бути зафіксовано, хто це зробив, коли і чому. Це повністю усуває приховані округлення, які робилися на прикінці тижня для «підгонки» даних.
Немає жодної норми, яка прямо дозволяє округлення часу. Інспекція праці вважає будь-яку систему, що не фіксує реальний час приходу та виходу, недостатньою для обліку.
Різниця між округленням та допуском
Саме тут виникає плутанина в більшості компаній, які звертаються за консультацією.
Округлення передбачає зміну зареєстрованих даних: людина приходить о 08:57, а система записує 09:00. Або йде о 17:04, а система реєструє 17:00. Це маніпуляція даними обліку, незалежно від того, чи шкодить це працівнику.
Допуск — це інше. Деякі колективні договори передбачають, що перші хвилини запізнення не відраховуються із зарплати, якщо вони відпрацьовуються протягом того самого дня або тижня. Це угода про компенсацію зарплати, а не дозвіл на фальсифікацію обліку. У записі може бути вказано 09:04, і допуск може передбачати, що ці 4 хвилини не призводять до відрахувань — але час 09:04 має бути в системі. Ось де проходить межа.
Ця відмінність важлива, оскільки компанія може мати цілком законну політику допуску і водночас мати проблеми з Інспекцією, якщо система обліку автоматично округлює дані.
Чи може округлення шкодити працівнику?
Так, і це найвагоміший аргумент у трудовому конфлікті. Якщо компанія округлює вгору час приходу (08:57 → 09:00) і вниз час виходу (17:04 → 17:00), вона систематично віднімає хвилини робочого часу. Кілька хвилин щодня перетворюються на години на місяць — а за рік на цілі неоплачені робочі дні. Суди розцінюють це як невиконання зобов'язань щодо обліку і, у багатьох випадках, як приховане неузгоджене відрахування із зарплати.
Якби округлення завжди було на користь працівника, проблема була б меншою з точки зору працівника, але такою самою незаконною з точки зору Інспекції: облік не є точним і не може використовуватися для підтвердження реального робочого часу.
В Emplyx час фіксується до секунди. Якщо компанія хоче налаштувати «ввічливий допуск», видимий для працівника, вона може це зробити — але реальний час завжди зберігається з точністю до хвилини і доступний для Інспекції.
Ми дозволяємо швидке редагування з можливістю відстеження, тому що іноді закон і щоденна операційна діяльність здаються несумісними. Наприклад, у сфері ресторанного бізнесу планування йде слідом за реальністю: планування здійснюється постфактум, адаптуючи те, що сталося, до того, що мало статися. Emplyx, розуміючи цю проблему, дозволяє таке швидке редагування на основі потоку адаптації — завжди з аудиторським журналом, що саме по собі відділяє операційну практику від недостатнього обліку.
А якщо округлення узгоджено в колективному договорі?
Існують колективні договори, які містять пункти про «час на ввічливість» або «межі фіксації часу». Ці пункти не дозволяють фальсифікувати облік: вони можуть регулювати лише внутрішнє управління цими хвилинами (чи відраховуються вони, чи компенсуються, як накопичуються). Час фіксації залишається реальним часом.
Якщо ваш договір має такий пункт, варто прочитати його разом з відділом кадрів. На практиці більшість з них обмежуються встановленням того, що перші 5-10 хвилин випадкового запізнення не тягнуть за собою дисциплінарного стягнення — а не того, що система може змінювати запис.
Часті запитання
Чи може компанія округлювати час приходу до рівної години? Ні, без прямої угоди з представниками працівників і за умови, що округлення є нейтральним або сприятливим для працівника. Систематичне округлення вгору при приході або вниз при виході порушує зобов'язання щодо точного обліку згідно зі статтею 34.9 Статуту працівників і може становити серйозне порушення перед Інспекцією праці.
Яка різниця між допуском і округленням? Допуск — це політика оплати праці: вона встановлює, що певні хвилини відхилення не призводять до відрахувань. Округлення змінює зареєстровані дані. Закон вимагає, щоб облік відображав реальний час; те, що відбувається пізніше з цими хвилинами (чи відраховуються вони чи ні), є питанням політики компанії або договору.
Чи може працівник поскаржитися, якщо його компанія округлює час? Так. Якщо округлення передбачає неузгоджене скорочення робочого часу або приховане відрахування із зарплати, працівник може подати скаргу до суду з трудових спорів. Він також може повідомити про це Інспекцію праці, яка може скласти акт про недостатній облік робочого часу.
Чи змінює щось новий Королівський декрет щодо округлення? Він посилює неявну заборону: вимагаючи, щоб облік був незмінним і мав можливість відстеження, він ускладнює застосування автоматичних округлень без залишку слідів змін. Система, яка округлює дані в джерелі, не забезпечує відстеження — і саме це буде шукати Інспекція під час аудиту.
Що буде, якщо програмне забезпечення для обліку округлює за замовчуванням? Якщо постачальник ПЗ застосовує автоматичне округлення без можливості його вимкнення, компанія все одно несе відповідальність за порушення перед Інспекцією. Аргумент «програма робить це сама» не звільняє від відповідальності. Перевірте налаштування вашого інструменту — такі інструменти, як Emplyx, реєструють точний час за замовчуванням; для 10 працівників доступ безкоштовний (переглянути ціни).
Якщо у вашій системі обліку активовано будь-яке налаштування «округлення» за замовчуванням, варто переглянути його цього тижня, а не тоді, коли прийде інспектор. Вартість його вимкнення дорівнює нулю; вартість невиконання цього можна побачити в замітці про санкції за відсутність обліку робочого часу у 2026 році.